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Cómo organizar una reunión formal

Por Pablo García. Actualizado: 16 enero 2017
Cómo organizar una reunión formal

A veces no basta con un email. Hay decisiones en el ámbito empresarial que solo pueden salir adelante con el impulso de una reunión cara a cara entre los responsables de los departamentos implicados, o incluso entre miembros de distintas empresas e instituciones. Como todo acto protocolario, una reunión requiere cumplir algunos pasos para su correcto desarrollo. Por eso en unComo.com te explicamos cómo organizar una reunión formal.

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Fase previa: organización del encuentro

Antes que nada conviene hacerse una pregunta: "¿es realmente necesario organizar una reunión para este tema?". Y es que estas citas a menudo, y con razón, tienen fama de ser auténticas devoradoras de tiempo, demorándose demasiadas horas sin que se resuelvan los temas tratados. Por ello, hay que plantearse cada vez que se va a organizar una reunión si realmente hay necesidad de ello, o si la cuestión a tratar puede arreglarse mucho más rápidamente con un par de emails, unas llamadas telefónicas o incluso una sesión de videoconferencia a través de Skype o un hangout de Google.

Una vez tomada la decisión, hay que determinar el número de personas que asistirá y hacerles llegar la invitación, preferiblemente por un medio escrito y con antelación suficiente, por ejemplo 15 días si se trata de citar a gente que tiene que desplazarse desde otra ciudad, aunque dependerá de la agenda y la situación de cada empresa.

Una recomendación: cuanta más gente vaya más se eternizará el encuentro, así que conviene no citar más que a la gente imprescindible. Días antes del encuentro, conviene confirmar por teléfono la asistencia de cada uno de los invitados.

Además de la lista de personas, también hay que establecer una duración estimada de la reunión, indicar un orden del día y establecer un lugar para el encuentro, en una sala acondicionada al efecto. Todo ello debe venir bien explicado en el documento de citación que se remita a cada participante de la reunión.

Preparación de la sala

Si en el centro de trabajo no se dispone de una sala de reuniones apropiada, o si no va a estar libre para el día fijado para el encuentro, siempre se puede recurrir a un centro de convenciones o algún hotel o centro empresarial que disponga de espacios habilitados. Dependiendo de la reunión, se podrá necesitar que haya conexión a Internet, enchufes suficientes, proyector o equipo para videoconferencias.

El mismo día de la reunión hay que revisar previamente la sala, comprobar que los equipos de iluminación, sonido y equipo informático funcionan sin problemas y que el mobiliario esté correctamente dispuesto. Asimismo hay que poner junto a cada asiento agua y vasos. Si el horario de la reunión lo aconseja, se puede preparar algo de café y aperitivos, bien antes del encuentro, o como descanso.

Desarrollo de la reunión

La brevedad es importante, para que el acto no se no eternice. Por ello conviene llevar un orden del día y seguirlo a rajatabla, procurando no desviarse de los temas tratados y en todo caso dejando para más tarde o para otra reunión posterior los temas secundarios que puedan surgir.

Si no es la primera reunión en torno a un mismo tema, se puede empezar haciendo recapitulación de las cuestiones tratadas y los acuerdos a los que se llegaron anteriormente. Es aconsejable que uno de los participantes, o varios turnándose si así se cree oportuno, en la reunión actúe a modo de secretario, llevando un borrador de informe sobre el desarrollo de la misma.

Al final se deja listo un pequeño informe de decisiones y, si es necesario, se establece la fecha de la siguiente reunión.

Fase posterior

Con más tranquilidad, se pasa a limpio el borrador de informe sobre la reunión. Asimismo, se procura dejar en buenas condiciones la sala utilizada, y se organizan los preparativos para el siguiente encuentro, dando comienzo de nuevo al proceso.

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1 comentario
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Sin duda lo más importante es tenerlo todo bien atado durante la fase de Planificación previa a la reunión, así nos aseguraremos que no surgen imprevistos o podremos solucionarlos de surgir.

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