Cómo organizar la documentación financiera de una empresa
Una correcta organización de la documentación financiera es un aspecto determinante en el buen funcionamiento de cualquier empresa. Y es que, además, de gestionar de manera óptima los recursos económicos, llevar a cabo un control diario de los documentos contables es imprescindible para estar al tanto de todas las transacciones y poder solventar de forma rápida los problemas de liquidez que puedan surgir. También es muy importante a nivel legal, ya que tener toda la documentación ordenada y al día puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales y evitar posibles problemas y reclamaciones por parte del Estado. En el siguiente artículo de unComo te mostramos algunos sencillos métodos para organizar la documentación financiera de una empresa.
Pasos a seguir:
La clave para tener un control total de la documentación reside en la tarea de organizar, identificar, codificar y archivar diariamente todos los documentos relacionados con el ejercicio económico de la empresa. Así, podremos localizarlos fácilmente y disponer de ellos cuando se requiera, por lo que también es muy importante ser pulcro y mantener un orden a la hora de hacerlo para evitar errores o pérdidas de documentos. Veamos, a continuación, soluciones sencillas y prácticas para la organización de documentos físicos.
Centrándonos en la facturación, una buena opción es la de archivar por separado, en caso de que existan, las facturas de los proveedores y las facturas de los clientes. El método que podemos seguir es el de definir y asignar un número contable para cada uno de los proveedores y clientes y clasificar las facturas en archivadores que contengan esta numeración. Una forma sencilla de hacerlo sería utilizar un archivador distinto para clientes y proveedores, ordenando por orden alfabético y siempre siguiendo un orden cronológico para cada uno, evitando desórdenes temporales. Otra opción para cumplimentar el archivo de facturas, sería hacerlo usando una tabla de excel para llevar un control de las facturas que se han emitido y recibido para, en caso de necesidad, facilitar su búsqueda.
Otros de los documentos contables importantes son los que hacen efectivo el pago de los impuestos correspondientes a la actividad de la empresa. Lo más sencillo es establecer una organización por tipos de impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, etc.) y archivarlos siguiendo este criterio. Siempre es muy importante archivarlo de forma cronológica, ya que así será más sencillo buscar el documento requerido posteriormente.
En cuanto a la gestión de los asuntos relacionados con el equipo humano de la empresa, una alternativa eficiente es habilitar un archivador para clasificar los documentos de cada uno de los empleados. Es decir, recopilar en carpetas tanto las fichas de cada trabajador, como su contrato laboral, nóminas, prestaciones, revisiones médicas, etc. Se debe tener mucho cuidado y disciplina con este archivo, ya que se trata de información que no pueden conocer todos los trabajadores de la empresa ya que contiene información confidencial, de modo que sería importante guardarlo bajo llave o en algún lugar privado. Además siempre debe estar disponible en caso de una posible inspección.
Además de organizar bien los documentos físicos, es imprescindible contar con una adecuada organización de todos los archivos digitales, y una forma excepcional de conseguirlo es la de contar con el servicio de un gestor de contabilidad. Va a ser posible gestionar todos los asuntos contables, fiscales y laborales de nuestro negocio, disponiendo de la información y las herramientas que necesitemos en cada momento. De este modo, tendremos todos los documentos empresariales bien localizados y a nuestro alcance.
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