La organización de su sistema de archivos puede evitar la pérdida de documentos. Después de haber organizado los archivos, puede reducir el número de documentos en sus carpetas y sólo presentar lo que es importante y esencial para usted.
- Carpetas colgantes
- Archivo de carpetas
- Etiquetas
Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello ayudará en la coordinación de sus categorías o clases. Decida qué documentos se deben colocar en cada categoría. Cree secciones en cada categoría, ya que le ayudará en la gestión y organización de sus archivos.
Cree sub-categorías para cada categoría. Tal vez le resulte difícil organizar un sistema de archivos en categorías y sus subcategorías, pero será conveniente después de que el sistema de archivos esté organizado. Estos sistemas de archivos pueden ser útiles y además, puede simplificar el sistema de archivos mediante la división en secciones por subcategoría diferentes como el lugar, fecha y nombre.
Categorice su sistema de carpetas mediante el uso de colores codificados para hacer todos los archivos importantes y mantenerlos separados unos de otros. Los colores importantes le ayudarán a encontrar cualquier archivo en cuestión en cualquier momento, y no tendrá que comprobar cada carpeta cuando se necesita localizar un determinado archivo.
Utilice de tres a cinco colores. Use un color particular para cada categoría. Puede utilizar el color azul para los archivos de los hogares, el color rojo para los archivos médicos, el verde para los archivos financieros, y el naranja para los archivos personales. Utilizando los colores se puede separar cada categoría.
Utilice etiquetas de colores para las carpetas colgantes y etiquetas blancas para el etiquetado, ya que se pueden leer fácilmente en color blanco. Coloque cada etiqueta en la posición de tabulación de la carpeta en función de las categorías que ha creado en orden alfabético o numérico.
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- Se puede ubicar la etiqueta en su carpeta de forma numérica, pero evite la organización de los archivos en orden numérico. Puede que prefiera tener un sistema de archivo alfabético con nombres tales como médicos, finanzas del hogar, y personal.
- El uso de un determinado color como el rojo para los archivos médicos identifica la importancia del archivo, y será de fácil acceso para llegar a ellos cuando llegue el momento de las llamadas para una emergencia.