Cómo planificar un evento de negocios
Un evento de negocios es una gran oportunidad para fortalecer los lazos con clientes y proveedores, organizarlo correctamente es el primer paso para que sea un éxito.
Existe una potente industria de Organizadores de Eventos profesionales a tu disposición, sin embargo puede darse la situación de que tengas que organizar un evento para la empresa en que trabajas. Si es así, esperamos que esta breve guía sobre como planificar un evento profesional te sea de utilidad
Índice
Define los objetivos de tu evento
Todo evento de negocios debe obedecer a un objetivo concreto, saber que beneficio esperamos obtener del evento nos llevará en todo momento por el camino adecuado.
Te recomendamos que cojas un simple folio en blanco y te prepares un café. Siéntate frente a él y anota los objetivos deseados. Por ejemplo: fidelizar a mis clientes, conseguir clientes nuevos, premiar a los trabajadores, ...
Cada uno de los objetivos debe ser medible, para que al finalizar el evento puedas calcular el éxito del mismo.
Lista de invitados para el Evento
Una vez definidos los objetivos sabremos cual es el público objetivo del evento y debemos empezar a confeccionar la lista de invitados.
Organizando a los invitados por grupos sabrás cuanta gente de tu empresa tienes que involucrar para atenderlos correctamente el día del evento.
Cada grupo de invitados tiene unas necesidades concretas y no será lo mismo el nivel de atención que le deberás prestar a tus grandes clientes que a los nuevos clientes.
Organizar a los invitados por grupos es fundamental en la planificación del evento porqué en muchas ocasiones descubrirás que tienes que prescindir completamente de un grupo de invitados, bien porqué no lo podrás atender adecuadamente o bien porqué son tan numerosos que se dispara el presupuesto.
Elige el espacio adecuado dónde celebrar el evento
Existen multitud de espacios para eventos a tu disposición en el mercado, de todos los tamaños y adaptados a todos los presupuestos. La cantidad de invitados planificada determinara que tipo de espacio tienes que elegir.
Si puedes organizar el evento en tus instalaciones siempre es una gran ventaja, no sólo por la reducción de costes sino porqué fortalecerás tu marca con respecto a los clientes.
En el caso de elegir un espacio contratado te recomendamos que contactes directamente con el espacio, evitando intermediarios.
La mayor parte de los espacios te brindarán soluciones para la contratación de audio, video, catering, azafatas, ... y demás servicios.
Si quieres ahorrar dinero te recomendamos que contactes directamente con los proveedores. Puedes encontrar diferentes directorios con proveedores internacionales para eventos de negocios.
Define el presupuesto del evento
Hasta este punto la planificación del evento ha tenido poco en cuenta algo tan crucial como el presupuesto y es uno de los aspectos que más condicionará el evento.
Como ya hemos definido los objetivos a alcanzar y sabemos cuales son los invitados al evento antes de calcular el presupuesto que vamos asignar al evento te proponemos que calcules cual es el beneficio que esperas alcanzar.
No perdamos de vista que estamos planificando un evento de negocios y el que sea rentable es fundamental, sino es rentable no lo podremos llamar evento de negocios.
No es imprescindible que vendamos nada en el evento para poder obtener un beneficio, reunir a los clientes, que escuchen cual es tu empresa
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