Cómo desarrollar reuniones efectivas en mi empresa


Cómo desarrollar reuniones efectivas en mi empresa
En las empresas existe un mal endémico que las afecta a todas por igual: "Reunionitis". La pérdida de productividad ocasionada por las horas invertidas en reuniones es uno de los aspectos que más preocupa a los equipos directivos. De acuerdo a nuestra experiencia, es necesario aplicar una metodología para conseguir que las reuniones sean productivas:liderazgo, rigor y compromiso.

Si quieres realizar reuniones efectivas en tu empresa, lee con atención los siguientes pasos.
Instrucciones
  1. Piensa si la reunión es realmente necesaria, además de quién debe asistir de manera imprescindible. Para saber si la junta podía evitarse, define sus objetivos de forma clara y exacta y evalúa si puede esperar.
  2. Envia la convocatoria con el orden del día de manera documentada. Fija la hora de comienzo y terminación. Es necesario que todos los asistentes conozcan los temas que van a tratarse. Te recomendamos leer el siguiente artículo sobre cómo recordar a la gente que debe asistir a una reunión.
  3. Trata de que todos los participantes prepararen adecuadamente la reunión antes de su comienzo. Esto lo conseguirás enviando la convocatoria, tal y como te hemos comunicado en el paso anterior.
  4. Sé puntual. Comienza a la hora prevista. Ten en cuenta, además, que la asamblea debe durar menos de una hora y media para no producir cansancio. ¿Sabes ya cómo colocar las mesas?
  5. El convocante o quién éste designe actuará como moderador y líder de la reunión. Éste debe marcar unas pautas claras a la hora de tratar los temas de la junta, es recomendable evitar la "vía libre" para no crear dispersión entre los asistentes.
  6. Evitad todo tipo de interrupciones. Deja advertido de antemano: Fuera móviles, teléfonos,...
  7. No trates temas ajenos al orden del día.
  8. Respeta las intervenciones de los demás. Practica la escucha activa y sé concreto. Por lo tanto, evita a toda costa las polémicas absurdas o los temas de tipo personal.
  9. Haz acta de la reunión y envíala entre las 24-48 h siguientes, a no ser que se acuerde lo contrario. En ésta tienes que escribir las conclusiones que han quedado claras en la sesión. Esto incentivará a los trabajadores, que darán a las reuniones un estatus e importancia relevantes.
  10. Si deseas leer más artículos parecidos a cómo desarrollar reuniones efectivas en mi empresa, te recomendamos que entres en nuestra categoría de Comunicación Empresarial.
Consejos
  • No dejes que la reunión se convierta en un monólogo, vigila el feedback de los asistentes.

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1 comentario


08-11-2013 dice:
Me ha gustado mucho vuestro articulo, pero creo que en España sobretodo en general las empresas siguen sin realizar reuniones eficaces, son mas bien aburridas, largas, rutinarias y poco productivas. ¿Todavía no se han dado cuenta de que eso no funciona? Hay mucho métodos, herramientas, que nos pueden ayudar a cambiar esto, pero debemos de
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